Excelst du noch oder automatisierst du schon?

In vielen Abteilungen gibt es im Arbeitsalltag Prozesse, auf die keiner Lust hat, weil sie stupide, zeitraubend oder stark fehleranfällig sind. Bei diesen Prozessen lohnt es sich, einmal genauer hinzusehen, ob diese nicht verbessert bzw. automatisiert werden können. Doch was ist für die Automatisierung eines Prozesses notwendig? Wichtigste Grundlage ist die Dokumentation des Ist-Prozesses. Wurde der Prozess noch nicht aufgenommen, sollte das spätestens hier geschehen. Anhand der Dokumentation kann man den Prozess auf Ansätze zur Automatisierung prüfen. Hat man Potential gefunden, kann der zukünftige Prozess definiert werden. Während dessen entscheidet sich, womit die Automatisierung umgesetzt wird. Bei uns, der Netfonds Gruppe, stellen wir uns dazu folgenden Frage:

ETL oder RPA?

ETL-Software

Die Extract Transform Load – Software wird in unserem Datenmanagement genutzt, um Daten verschiedenster Quellen auszulesen (Extract), in ein einheitliches Format zu bringen (Transform) und so ins eigene System zu bringen (Load). Anhand der Prozessdokumentation lässt sich der Prozess in Teilen oder auch in ganzheitlich in einen ETL-Job umsetzen, speichern und immer wieder ausführen. Besonders interessant für die Fachabteilungen sind die Möglichkeiten des Transforms. Hier lassen sich mit Sicherheit schon einige kleine Prozesse besonders im Hinblick auf Excel automatisieren. 

So erstellen wir mit unserer ETL Software Pentaho Prozesse wir den folgenden:: Der Vertrieb möchte regelmäßig eine Bestandsauswertung zu einem bestimmten Fonds und als Ausgabe sollen die Gesamtsumme je Vermittlernummer dargestellt werden. Am Ende soll alles in einer Excel Datei ausgegeben werden:

Auch SVERWEIS oder das Zusammenfügen von mehreren Excel Dateien lässt sich mit ETL deutlich zuverlässiger und schneller bewerkstelligen.

RPA-Software

Robotic Process Automation – eine Blechbüchse oder Wunderwaffe. Bei Robotic denken viele an einen physischen Roboter, eine Blechbüchse. Aber RPA ist alles andere als das. Diese Roboter sind programmierte Software. Also Programme, welche einfache, sonst ressourcenintensive und repetitive Aufgaben erledigt. Sie stellen quasi funktions- und anwendungsübergreifende Makros dar. Der Grundgedanke von RPA ist, die menschlichen Arbeitsschritte meist auf grafische Oberflächen nachzuahmen. Auch hier lassen sich, ähnlich wie in der ETL-Software, Prozesse in RPA-Jobs umsetzen und immer wieder ausführen.

Was macht man nun damit? Der Slogan eines der führenden Softwareanbieter in diesem Bereich und unsere erste Wahl, macht es sehr deutlich: 

Wir machen Robots. Damit Menschen keine sein müssen.

UiPath

Noch besser wird es an einem Beispiel klar: Im Downloadbereich einer Plattform eines Versicherers müssen alle 2 Wochen umfangreiche Downloads vorgenommen werden. Dies dauert manuell etwa 90 Minuten und ist eine wiederkehrende Aufgabe, welche kognitiv nicht sonderlich anstrengend bzw. interessant ist.

Mit RPA waren wir in der Lage, diesen Prozess in einen Job umzusetzen, sodass der Roboter diesen innerhalb von 20 Minuten erledigt. So können nicht nur die Mitarbeiter ihre Zeit sinnvoller nutzen, auch die Arbeit ist schneller und dazu noch 100% fehlerfrei erledigt. Des Weiteren steht der Roboter 24/7 zur Verfügung. Im Fachjargon: So erhalten wir schnell eine Rentabilität durch geringe Durchlaufzeiten und kleinere Prozessrisiken.

RPA mit UiPath

UiPath bietet aktuell zwei verschiedene Roboter an. Neben dem „unattended Roboter“, der Jobs unabhängig und ohne Zutun eines Users durchführt, steht ein „attended Roboter“, der eventbasiert den User auf dessen Workstation unterstützt. Letzterer wird z.B. viel in Callcentern genutzt.

Zum Erstellen der Jobs in UiPath sind keine Programmierkenntnisse nötig. Man erhält eine Art Baukasten, aus dem man sich die benötigten Einzelschritte wie z.B. „Öffne Browser“ oder „Lese Excel Tabelle“ herausnehmen kann und gemäß Prozessbeschreibung kombiniert. Bei Bedarf lässt sich der Baukasten sehr leicht erweitern. Da komplexe Prozesse schnell unübersichtlich werden können, empfiehlt es sich, thematische Untersequenzen anzulegen. Untersequenzen lassen sich minimieren und aufklappen. Zum Beispiel kann man die Schritte „Type Into – Username“, „Type Into – Password“ und „Press Enter“ in eine Untersequenz „Login“ zusammenlegen. Auch an Variablen, Konstanten, Schleifen und Prüfroutinen wurde gedacht. 

Bei UiPath kann nach dem Fertigstellen und Testen ein Job im FilesSystem gespeichert oder an einem Orchestrator übergeben/veröffentlicht werden. Der Orchestrator managt die Roboter und Jobs. Für Jobs steht im Orchestrator einer Versionskontrollsystem zur Verfügung. Des Weiteren können zeitliche Trigger (Auslöser) eingestellt werden. Steht ein Job an, sucht der Orchestrator einen freien Roboter und führt den Job aus. Ein Roboter kann immer nur einen Job zur selben Zeit ausführen. Um Wartezeiten bei Jobs mit einer gewissen Priorität zu minimieren, ist es aber  möglich, einen Roboter an diesen zu binden.

Fazit

Es gibt immer etwas zu optimieren, nicht nur durch Mitarbeiter der IT. Die Fachabteilungen können den Umgang mit RPA und ETL leicht erlernen und/oder Anforderungen für die Umsetzung auf unserer Plattform stellen. In jedem Fall ist der Prozess dann dokumentiert. Die Erfahrung zeigt: Sobald man einmal die Möglichkeiten der genannten Tools erkannt hat, können viele Einsatzmöglichkeiten im täglichen Doing gefunden werden.

Bild: Canva